Scienta

Binnenkort gaat onze online digitalisering opnieuw naar een hoger plan, want op 1 december a.s. gaan we live met een nieuw systeem, genaamd ‘Scienta’.

Zeker in onze steeds groter wordende organisatie, is het een absolute must om eenvoudig én snel de meest recente versie, of slechts een onderdeel van een document tot je beschikking te hebben. Met Scienta is dit allemaal mogelijk. Je zoekt op ‘vitamine C peel’, ‘Pico laser instelling’, ‘kledingvoorschrift’, of ‘taken hoofdlocatie’ en binnen 2 seconden tovert Scienta het juiste document op jouw scherm! Ook blijf je op de hoogte over de laatste interne updates, verjaardagen en jubilea. Met Scienta komt de kennis en communicatie van iedereen dus samen!

Met deze online software zullen we met de gehele organisatie optimaal gebruik maken van het vastleggen, invullen, inzien, controleren en verbeteren van documenten, notulen, processen, protocollen en andere belangrijke formulieren.

Scienta zal jullie externe bureaublad gaan vervangen. Hieronder volgt een introductie over wat jullie kunnen verwachten en wat de gang van zaken is. Neem graag de tijd om deze mail goed door te lezen.

Op donderdag 1 december 2022 ontvangen jullie een mail vanuit Scienta met daarin jullie eigen persoonlijke inloggegevens en de link naar het Scienta Portal. Stel dit portal direct in als bookmark, zodat je het tijdens jouw werkdagen gemakkelijk kunt raadplegen.

• Het nieuwe CT personeelshandboek
  In het CT personeelshandboek wordt de informatie uit de bedrijfscode en het administratieve deel van het CT Handboek overzichtelijk gebundeld. Al deze voorwaarden zijn in principe al bij iedereen bekend, maar nu eenvoudig op te zoeken. Het voormalige CT Handboek en de bedrijfscodes komen dus per 1-12-2022 te vervallen en vanaf deze datum is het CT Personeelshandboek uit Scienta leidend voor iedereen.
• Protocollen / informatie m.b.t. de behandelingen, producten, overeenkomsten en richtlijnen
  Alle overige informatie uit het CT handboek staat nu los gecategoriseerd in Scienta, waardoor het makkelijker terug te vinden is en up-to-date gehouden kan worden. Door gebruik te maken van de zoekbalk is informatie voor jullie zometeen een stuk sneller en overzichtelijker terug te vinden.
• Blijf op de hoogte van wijzigingen
  Het gemak aan Scienta is dat bij eventuele wijzigingen in bijvoorbeeld het CT Personeelshandboek, een protocol, of terughaalactie van een product, jullie direct een leestaak ontvangen. Zo blijft iedereen altijd up-to-date.
• Zelf een suggestie?
  Daarnaast is het binnen Scienta mogelijk voor iedereen om zelf wijzigingsvoorstellen te doen. Mocht je dus een keer iets tegenkomen wat onjuist, onvolledig of verouderd is, dan doe je dit met een wijzigingsvoorstel.

• Blokkade externe
  Met de komst van Scienta, komt de algemene schijf op externe (I-schijf) voor alle behandelaren te vervallen. Deze zal over een aantal weken dan ook geblokkeerd worden.
  
  
• Sharepoint
  Bepaalde mappen uit de algemene schijf, zoals de urenregistraties kunnen niet in Scienta worden gezet. Hiervoor zullen wij gebruik gaan maken van een online Sharepoint omgeving. Een logische online toepassing binnen Microsoft (outlook, teams, etc.). Hoe dit in zijn werk zal gaan ontvangen jullie in een aparte mailing.

Mist er onverhoopt toch iets? Laat dat dan vooral even weten, dan kunnen we deze informatie nog voor jou uit externe halen en/of gelijk in Scienta zetten. Jouw eigen schijf op de externe werkomgeving blijft vooralsnog behouden, maar we willen je vragen om deze informatie langzaam te gaan verwijderen/elders op te slaan. Binnen afzienbare tijd zal het volledige externe voor de behandelaar namelijk niet meer toegankelijk zijn. Zorg er dus voor dat je de informatie die je vanaf jouw eigen schijf graag wilt behouden, tijdig archiveert. Voor vragen hierover kun je terecht bij Kristy van Vlijmen op kristy@cosmetique-totale.nl.

Namens projectgroep Scienta,

Fleur Dwars, Anne Peereboom, Kristy van Vlijmen en Kristel Ehmer